10 СОВЕТОВ ПО ВЫБОРУ ИДЕАЛЬНОГО МЕСТА ПРОВЕДЕНИЯ КОНФЕРЕНЦИИ

Опубликовано: 15.03.2019
Независимо от того, проводите ли вы конференцию для клиентов, партнеров или большую конференцию, правильное пространство имеет все значение. Эти 10 советов помогут вам найти идеальное место для проведения конференции. Советуем вам сайт компании arendazala, по ссылке выше вы сможете арендовать конференц залы в Киеве по очень выгодной цене.

От сбора докладчиков до привлечения спонсоров, ваш список дел кажется бесконечным. Поскольку  36% организаторов мероприятий тратят большую часть своего бюджета на место проведения мероприятия , выбор места для проведения мероприятий становится одним из наиболее важных и сложных аспектов процесса планирования. Чтобы сделать это немного проще, вот 10 советов по выбору отличного места для вашего следующего корпоративного мероприятия, конференции или выставки.

1. Доступность. Место проведения мероприятия имеет первостепенное значение для обеспечения максимальной посещаемости мероприятия. При 63% доступность является самым большим фактором при выборе места назначения события (EventMB). Перед определением местоположения убедитесь, что транспорт легко доступен для проведения мероприятия, чтобы посетители могли легко добраться по воздуху, по железной дороге или на автомобиле. Если ваши посетители состоят из руководителей высшего звена или VIP-персон, и для всех доступных рейсов требуется более одного этапа, вы можете потерять участников. Кроме того, подтвердите, что есть достаточно места для парковки или услуги парковщика для посетителей, которые решили поехать на место.

Кроме того, убедитесь, что поблизости есть рестораны или другие достопримечательности, которые открыты как до, так и после мероприятия, чтобы максимизировать дополнительные возможности организации мероприятий.

2. Жилье для размещения: Если место проведения не находится в отеле, на разумном расстоянии от мероприятия должны быть подходящие номера для проживания. Если место не в пределах пешей досягаемости, проверьте, предоставит ли отель трансфер. Если нет, учтите наличие и стоимость услуг такси или автосервиса для участников.

3. Доступность: Как только вы узнаете, доступно ли место, проверьте, доступны ли также внешние / другие помещения -  учитывая рост спроса на нетрадиционные объекты на 4% в прошлом году . Обязательно определите, является ли это место проведения сезона или пиковым сезоном. Это повлияет на объем трафика в местах общего пользования и может исключить возможности организации обычных событий (пул, VIP-зал и т. Д.).

4. Пригодность. Отражает или отвлекает предложенное место от имиджа мероприятия? Важно, чтобы место встречи четко соответствовало не только изображению, которое вы пытаетесь спроецировать, но также и тому, что это наиболее подходящее место для вашей целевой аудитории.

Будьте внимательны к заинтересованным сторонам и спонсорам. Спросите координатора, если будут другие события на месте, которые конфликтуют с вашим событием или рекламным сообщением.

5. Затраты.  Учитывая, что  32,8% организаторов планируют потратить на мероприятие менее 100 тыс. Долл. -  бюджетные ограничения должны быть переданы на место с самого начала. Однако, если вы нашли идеальное место для вашего мероприятия, спросите, не рассмотрят ли они вопрос о снижении стоимости в обмен на многолетний контракт. Не бойтесь вести переговоры!

6. Штатное расписание: узнайте соотношение количества посетителей к месту проведения мероприятия, чтобы определить, будет ли достаточно обслуживающего персонала, поддержки консьержа и безопасности для вашего мероприятия. У вас будет много на тарелке в течение дня мероприятия, поэтому проверьте, есть ли на месте специальный координатор или назначенное место, чтобы помочь с любыми возникающими проблемами. Кроме того, посмотрите, не поможет ли вам персонал в проведении опросов или адаптации и продвижении вашего приложения для ваших посетителей.

7. Услуги: Ищите место, где есть все компоненты, которые вам понадобятся для этого мероприятия. Это включает в себя аудиовизуальное оборудование, сцены и микрофоны. Вы также должны помнить о возможностях установки, уделять особое внимание местам для сидения и зонам спонсоров, а также, если у вас будет возможность привлекать внешних поставщиков и использовать перерывы.

8. Брендинг: очень важно учитывать простоту возможностей брендинга. Брендинг является ключевым, поэтому убедитесь, что вы можете сделать это! Спросите координатора, какие возможности вывесок и брендинга имеются на всем объекте, а не только в самом помещении для мероприятий. Можете ли вы использовать внутренний электронный шатер или разместить указатели в лифтовом пространстве? Это вопросы, которые нужно задать, прежде чем подписать пунктирную линию.

9. Техническая информация. Важно убедиться, что в месте проведения мероприятия для ваших посетителей предусмотрены зарядные станции и доступ к Wi-Fi. Если нет, то это дополнительный элемент, который вам нужно будет предоставить. Кроме того, определите, будет ли техническая поддержка доступна на месте во время вашего мероприятия. Ничто так не раздражает участников, как то, что их мобильное устройство глохнет или бесцельно бродит по мероприятиям в поисках Wi-Fi - согласно исследованию, проведенному в 2018 году, 78% специалистов по событиям согласны с тем, что доступность и производительность WiFi остаются одним из самых больших нюансов на их мероприятиях.

10. Еда и напитки: сухость в горле? Не на вашем мероприятии! Большинство заведений предоставляют на месте еду и напитки. Однако, учитывая, что 34% организаторов мероприятий тратят большую часть своего бюджета на питание -  обязательно спросите, есть ли у вас возможность привлечь сторонних поставщиков. Спросите, могут ли они приспособиться к пищевой аллергии или специальным диетам, могут ли они обрабатывать дополнительные запросы посетителей в последнюю минуту или могут ли они заказать блюда по меню во время мероприятия.

Теперь вы можете заняться одним аспектом процесса планирования и не пропустить ни секунды! Если у вас есть другие советы по выбору места, оставьте это в комментариях ниже. Есть много других аспектов события, о которых нужно беспокоиться, включая технологию событий.