В большинстве гостиниц инвентаризация основных средств проводится по старинке: кладут на колени лист бумаги, а в руке держат маркер. Ключевую роль здесь играет человеческий фактор: несовершенные системы учета, просчеты.
Современные технологии не обошли стороной и индустрию гостеприимства. Для оперативного и точного учета в гостинице основных средств внедряются так называемые системы штрих-кода, QR-кода и RFID, которые подходят и полностью отвечают требованиям учетных процедур.
Почему не во всех современных отелях есть автоматизированные системы и системы учета данных? Может быть, из-за незнания того, что такая система существует и привычки все делать руками. Может быть, недоверие к аутсорсинговым компаниям (хотя у компаний, которые проводят независимые инвентаризации, всегда есть соглашения о неразглашении). Рядовые сотрудники, которые пренебрегают инновациями из-за страха дальнейшего контроля, понимают тот факт, что система полностью исключает подмену или другое мошенничество с собственностью.
Крупные и средние отели имеют на балансе много ценного капитала и, как правило, никому не выделяются, и они более открыты для внедрения новых технологий. Деньги, потраченные на автоматизацию, окупаются за 1,5-2 года за счет значительного сокращения или исключения воровства и мошенничества со стороны сотрудников и бережного отношения к вверенному имуществу.
Процесс автоматизации учета основных средств может быть делегирован третьему лицу, которое выполняет процедуру учета и обучает ее использованию, маркировке всего и внесению в систему каталога всех основных средств. Фотографии также помогут сделать предметы, представляющие особую ценность, например, картины или мебель, если это необходимо.
